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INFORMATIVA GLOBALE SULLA PRIVACY 2018


Informazioni su Henry Schein


Henry Schein, Inc. (Nasdaq: HSIC) è la più grande azienda mondiale fornitrice di prodotti e servizi sanitari per professionisti che operano in studi medici, dentistici e veterinari. La società provvede inoltre alle forniture di laboratori dentistici, strutture sanitarie statali e istituzionali e altre strutture di assistenza. Con sede a Melville, New York, Henry Schein ha una presenza diretta o indiretta in 33 paesi.

Henry Schein opera mediante una rete distributiva centralizzata e automatizzata e dispone di un’ampia gamma di prodotti con marchio e prodotti a marchio Henry Schein. La società inoltre offre ai propri clienti soluzioni tecnologiche innovative, tra cui software per la gestione di studi e soluzioni di e-commerce oltre a una vasta serie di servizi finanziari.

I dettagli di contatto sono riportati nell’ultima sezione della presente informativa.             


Panoramica


Per Henry Schein, Inc., la privacy è fondamentale. I dati personali vengono trattati in diversi contesti nel pieno rispetto della privacy e di altri diritti e libertà nell’ambito di un forte impegno verso prassi etiche e responsabili.

La presente Informativa globale sulla privacy (“Informativa”) enuncia i principi che si applicano al trattamento dei dati personali presso Henry Schein, Inc., e le sue controllate e affiliate in tutto il mondo (“Henry Schein”). Tutti i dipendenti e i collaboratori con cui vengono condivisi i dati personali sono tenuti ad aderire alla presente Informativa.

Henry Schein s’impegna a proteggere le informazioni fornite da dipendenti, clienti, potenziali clienti, fornitori e venditori. I dati personali vengono raccolti e usati per assolvere alle funzioni aziendali e per assicurare la qualità dei prodotti e dei servizi sanitari forniti ai clienti.

In linea con i nostri valori, i dati personali raccolti vengono trattati ai sensi dei principi che attengono alla protezione dei dati, ossia trasparenza (compreso il diritto all’informazione), limitazione dello scopo, minimizzazione dei dati, qualità dei dati, integrità e riservatezza, responsabilità e Privacy by design.

La presente Informativa si applica a tutti i dati personali, a prescindere dal formato e dal mezzo, che attengono a dipendenti, clienti, venditori e terzi che hanno relazioni commerciali con Henry Schein.

Tipi di dati personali che vengono raccolti e utilizzati


Per dati personali s’intendono le informazioni connesse a un soggetto identificato o identificabile. A seconda del contesto delle interazioni con Henry Schein / Dental Trey raccogliamo e utilizziamo i diversi tipi di dati personali di dipendenti, appaltatori, candidati, clienti, potenziali clienti e venditori.  

Tipi di dati personali che raccogliamo da:

  • Dipendenti, appaltatori e candidati: i dati comprendono informazioni di contatto e di accesso, dettagli connessi all’occupazione e alla storia pregressa, benefit, compenso, performance, immagini e video di telecamere di sicurezza, uso delle risorse aziendali per dipendenti, appaltatori e richiedenti in relazione al rispettivo ruolo o potenziale ruolo presso Henry Schein.   
  • Clienti: i dati comprendono il nome, informazioni fiscali e finanziarie, informazioni di contatto del personale di riferimento, lingua, firma, comunicazioni e informazioni di accesso, segmentazione e attributi/riferimenti di marketing.
  • Potenziali clienti: i dati comprendono il nome e le informazioni di contatto.
  • Clienti di nostri clienti: accediamo ai dati personali di clienti dei nostri clienti, il che può comprendere dati sensibili solo nella misura necessaria a prestare il servizio. In questo contesto agiamo per conto dei nostri clienti e al servizio si applica un accordo in materia di trattamento dei dati, abbiamo un accordo con i clienti UNO.
  • Venditori e fornitori: i dati comprendono il nome, informazioni fiscali e finanziarie, informazioni di contatto del personale di riferimento, lingua, comunicazioni e segmentazione.
  • Visitatori presso gli uffici: i dati comprendono il nome e le informazioni di contatto nonché le immagini video delle telecamere di sorveglianza dislocate presso gli edifici che ospitano gli uffici.
  • Utenti di siti Web e di social media: oltre alle informazioni che i visitatori forniscono volontariamente, raccogliamo automaticamente il nome del dominio, l’indirizzo del protocollo Internet (IP), il tipo e la versione del browser, il sistema operativo e la piattaforma, il tempo medio trascorso sul nostro sito Web, le pagine visualizzate, le informazioni oggetto di ricerca, i tempi di accesso e altre statistiche pertinenti. Il nostro sito Web utilizza anche i cookies.

Informativa in materia di minori


I nostri servizi non sono diretti a minori. Non raccogliamo intenzionalmente dati personali da minori. Se un genitore o un tutore si accorgono che il minore sotto la loro tutela ci ha fornito dati personali senza il loro consenso, si prega di contattarci. Se dovessimo venire a conoscenza del fatto che un minore si è registrato per un servizio o ci ha fornito dati personali, cancelleremo tali informazioni dai nostri archivi.

Fonti di dati personali


Henry Schein riceve e utilizza diversi tipi di dati personali ai fini delle proprie normali attività aziendali. Applichiamo il principio di minimizzazione nella raccolta e nell’uso dei dati personali, garantendo di raccogliere unicamente le informazioni necessarie e mediante mezzi appropriati, fornendo le debite notifiche e richiedendo il consenso laddove necessario.

Alcuni dati vengono raccolti direttamente nelle seguenti situazioni, quando:

  • il soggetto presenta la propria candidatura per una posizione in azienda;
  • negoziamo e/o stipuliamo una relazione contrattuale  (ad es. contratto di lavoro o condizioni commerciali);
  • il soggetto ci presta un servizio in qualità di fornitore o venditore;
  • la società fornisce servizi, prodotti o supporto;
  • il soggetto naviga nel sito Web o usa il sito, i servizi di e-commerce o le pagine dei social media. Nello specifico, utilizziamo Social Media Analytics in Pixel Facebook per le attività legate ai social media e le analisi di  MailChimp per il provider di servizi e-mail.

Talvolta otteniamo dati da terzi, comprese le società controllate e le affiliate di Henry Schein Inc. in tutto il mondo, nelle seguenti situazioni:

  • Potremmo svolgere analisi per identificare ulteriori prodotti e servizi che potrebbero essere interessanti.
  • Potremmo condividere i dati tra controllate o affiliate per i sistemi centralizzati di gestione delle relazioni con i clienti.
  • Potremmo acquistare dati da società esterne a fini di marketing.


Usi e scopi dei dati personali


Gli scopi per cui i dati personali vengono raccolti e utilizzati possono variare a seconda del tipo di relazione con la società, ad esempio nel caso di dipendenti, clienti o utenti dei siti Web. Henry Schein raccoglie e usa i dati personali sempre in ottemperanza con il principio della limitazione dello scopo. L’uso dei dati personali per nuovi scopi deve sempre garantire coerenza e le aspettative di riservatezza e privacy dei soggetti interessati, altrimenti sarà richiesta l’autorizzazione degli stessi interessati.


  • Dipendenti e candidati: se un soggetto si candida per una posizione lavorativa, i dati personali vengono utilizzati per valutare la candidatura e gestire la domanda e/o l’account. Per i soggetti che hanno una relazione di lavoro subordinato o una relazione commerciale con Henry Schein, i dati personali vengono usati per sviluppare la relazione contrattuale, per svolgere valutazioni sulla performance e per ottemperare agli obblighi prescritti per legge, comprese le disposizioni in materia fiscale e di diritto del lavoro.
  • Clienti: usiamo le informazioni dei clienti per mantenere le relazioni commerciali, per garantire il debito svolgimento delle normali attività, per ottemperare alle normative fiscali e di altra natura e per gestire le vendite e le attività di marketing.
  • Clienti di nostri clienti: forniamo servizi di supporto ai nostri clienti che usano prodotti e servizi correlati all’assistenza sanitaria, laddove richiesto.
  • Potenziali clienti: le informazioni dai potenziali clienti vengono usate per rispondere alle loro richieste di informazioni, prodotti o servizi e per attività di marketing.
  • Venditori e fornitori: se un soggetto ha una relazione professionale o d’affari con Henry Schein, i dati vengono usati per sviluppare la relazione commerciale e per ottemperare alle normative in materia fiscale e su altre materie.
  • Visitatori presso gli uffici: gli edifici e i locali in genere prevedono controlli fisici e tecnici per l’accesso e alcuni sono dotati di sistemi di video-sorveglianza a fini di sicurezza.
  • Utenti di siti Web e di social media: raccogliamo dati personali dai visitatori e utenti dei nostri siti Web e delle nostre pagine dei social media. Utilizziamo le informazioni per gestire la registrazione degli account, per archiviare le preferenze e le configurazioni, per fornire pubblicità d’interesse, per condurre statistiche e per analizzare le modalità in cui viene usato il sito e i servizi online. Nello specifico, utilizziamo Social Media Analytics in Pixel Facebook per le attività sui social media e le analisi di MailChimp per il fornitore di servizi e-mail.
  • Potremmo altresì utilizzare i dati personali di dipendenti, clienti, potenziali clienti, venditori e fornitori per altri scopi derivanti dai nostri legittimi interessi, come lo svolgimento di analisi sul comportamento dei clienti, per lo sviluppo di prodotti, per creare statistiche su visite, acquisti, tasso di bouncing, in modo da generare profili e ricavarne nuove idee di business 


Base giuridica per la raccolta e l’utilizzo dei dati


Henry Schein raccoglie e utilizza i dati personali solo in presenza di una base giuridica appropriata per tale raccolta e uso, ad esempio quando è necessario raccogliere i dati per sottoscrivere un contratto, per soddisfare i legittimi interessi aziendali, per ottemperare alle disposizioni di legge o con l’autorizzazione del soggetto interessato.

Le informazioni raccolte per la stipula di contratti o per avviare una relazione commerciale, salvo quanto diversamente indicato, sono obbligatorie per sviluppare la relazione contrattuale e per ottemperare alle disposizioni di legge. Ad esempio, ai sensi delle leggi vigenti in materia fiscale, di diritto del lavoro, anti-frode o compliance (ovvero conformità normativa), le organizzazioni sono tenute a raccogliere determinate informazioni che possono variare a seconda delle normative locali. Senza le informazioni obbligatoriamente richieste, non possiamo lavorare con i soggetti che non le presentano.

Le attività di marketing, in genere, si basano sul consenso del soggetto o sulla relazione commerciale in essere. Però, è possibile comunicare - in ogni momento e senza alcun addebito - di non voler più ricevere questo tipo di comunicazioni.

Quando usiamo i dati personali per i nostri legittimi interessi, svolgiamo sempre un test di bilanciamento per garantire che i diritti dell’interessato (persona fisica cui i dati si riferiscono) non vengano vanificati.

Infine, quando accediamo ai dati personali per conto dei nostri clienti, in qualità di incaricati del trattamento, è sempre in essere un contratto scritto che disciplina il servizio, in cui sono comprese istruzioni specifiche sul trattamento dei dati e le relative salvaguardie.


Periodi di conservazione


Henry Schein applica il principio di limitazione dell’archiviazione allo scopo di conservare i dati personali solo per il tempo necessario per ottemperare al fine per cui i dati sono stati raccolti. I dati non vengono conservati oltre il periodo necessario e tale fattore dipende dalle circostanze specifiche, come le normative che dispongono periodi obbligatori e periodi di limitazione per le procedure legali.

Il periodo di conservazione dipende dal contesto in cui sono trattati i dati, ad esempio i dati derivanti dall’uso del sito Web, i dati dei potenziali dipendenti, o i dati dei dipendenti dopo che hanno lasciato la società. I periodi di conservazione vengono stabiliti in considerazione degli scopi aziendali legittimi di Henry Schein e in conformità con le normative applicabili. 

Trasferimento a terzi e attività di trattamento


Henry Schein talvolta si avvale di appaltatori terzi, fornitori di servizi e altri venditori per realizzare i propri obiettivi aziendali. Vi sono anche altre circostanze in cui, a norma di legge, i dati personali devono essere trasferiti a terzi, come organismi pubblici o autorità giudiziarie.

Ci avvaliamo di appaltatori terzi, fornitori di servizi e altri venditori per i seguenti servizi:

Personalizzazione e invio per posta di cataloghi e volantini: Service 2000 (Cesena)

Importazione nella banca dati del fornitore e-mail Mailchimp dei dati estratti dal sistema ERP SAP / CICM  interno per inviare le e-mail

Se l’incarico prevede il trasferimento dei dati personali, Henry Schein richiede al fornitore del servizio di trattare i dati in linea con la presente Informativa. Deve essere stipulato un contratto per proteggere i dati personali prima di qualsiasi trasferimento di dati.

In determinate circostanze Henry Schein può essere tenuto a trasferire dati personali nei casi previsti dalla legge, nei casi in cui è necessario per proteggere i propri interessi legali o in situazioni di emergenza in cui è in pericolo la salute o la sicurezza delle persone.

I dati personali possono essere trasferiti nel contesto di eventuali vendite o transazioni che interessano l’attività o parte di essa.


Sicurezza


Henry Schein s’impegna ad applicare i principi di sicurezza, riservatezza e integrità. Sono in atto provvedimenti adeguati sul piano commerciale per garantire la sicurezza di tutte le informazioni ottenute dai visitatori online in relazione all’accesso e all’uso non autorizzati e viene svolta una revisione periodica delle misure di sicurezza. Ci impegniamo per trattare i dati in sicurezza e sono state attuate misure tecniche e organizzative per impedire che i dati personali che conserviamo siano accidentalmente o deliberatamente compromessi.

Henry Schein utilizza Symantec Secure Site e-commerce and Thawte SSL123 per i certificati di sicurezza dei propri siti. Va osservato che questi strumenti di protezione non proteggono le informazioni che non vengono raccolte attraverso il nostro sito Web, come le informazioni raccolte per e-mail

Utilizziamo

 
INFORMAZIONI SUI CERTIFICATI SSL

Conduciamo inoltre valutazioni sul rischio dei dati, ci assicuriamo che il personale comprenda l’importanza della protezione dei dati personali e gestiamo responsabilmente i diritti di accesso all’interno della società. L’approccio alla sicurezza dei dati comprende sia la sicurezza fisica che la sicurezza IT. I fornitori che trattano i dati personali per nostro contro vengono selezionati accuratamente affinché essi possano garantire anche le misure tecniche e organizzative adeguate per proteggerli.

Henry Schein s’impegna ad informare i singoli soggetti e alle autorità normative, come previsto per legge, se dovesse ritenere che i dati personali siano stati trafugati, divulgati, alterati o violati da soggetti non autorizzati. È stato istituito ed è attivo un protocollo di notifica e di segnalazione delle violazioni.

Aderiamo inoltre al concetto di Privacy by design, che consiste in un approccio progettuale atto a promuovere il rispetto della riservatezza e la protezione dei dati fin dalle fasi iniziali. Pertanto le implicazioni in termini di riservatezza e di sicurezza dei dati vengono prese in considerazione in ogni nuovo progetto o processo nel corso dell’intero ciclo di vita.

I tuoi diritti e le tue scelte in materia di protezione dei dati


Se risiedi o in altro modo ti trovi in territorio europeo, Henry Schein s’impegna a facilitare l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa europea in materia di protezione dei dati. In ogni caso puoi contattarci in ogni momento per materie che afferiscono alla riservatezza dei dati.

I diritti connessi alla riservatezza dei dati ai sensi della normativa europea:

Trasparenza e diritto all’informazione: a dipendenti, clienti, fornitori, venditori e altri vengono comunicate le modalità con cui vengono usati i dati personali nelle operazioni ordinarie al momento della raccolta dei dati personali o non appena possibile. Questa comunicazione in materia di privacy viene inoltre pubblicata ai fini di una maggiore trasparenza.

Diritto di accesso, rettifica, limitazione del trattamento e cancellazione: forniamo ai soggetti interessati l’accesso ai propri dati personali laddove previsto dalla legge applicabile. Inoltre rettifichiamo i dati personali quando risultano non corretti o imprecisi e garantiamo il diritto di cancellare o di limitare il trattamento nei casi in cui tali diritti non siano compatibili con le normative locali.

Diritto di opposizione e di ritiro del consenso in ogni momento: per tutti i materiali di marketing si può comunicare in ogni momento di non voler più ricevere le comunicazioni senza alcun addebito. Il diritto di opposizione per le altre attività di trattamento sarà bilanciato per garantire che non sia incompatibile con le normative locali o gli interessi legittimi di Henry Schein.

Diritto alla portabilità dei dati: a seconda del caso specifico, ai soggetti interessati è garantito il diritto di ottenere e di riutilizzare i propri dati per tutti i diversi servizi, compreso il trasferimento dei dati allo stesso interessato, a un altro responsabile del trattamento o a terzi di fiducia.

Diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo

Queste richieste devono essere presentate in linea con le seguenti procedure:

  • Rinuncia alle comunicazioni di marketing: è possibile in ogni momento chiedere che non vengano più inviate comunicazioni di marketing seguendo le istruzioni riportate nelle e-mail commerciali. In tutte le e-mail è presente un link per annullare la sottoscrizione, che viene gestito automaticamente dalla piattaforma del server e-mail
  • Per esercitare i tuoi diritti: è necessario inviare una comunicazione scritta alla sede legale di Dental Trey s.r.l. Via Partisani, 3 47016 Fiumana - Predappio (FC) o inviare un’e-mail a: privacy@dentaltrey.it fornendo le seguenti informazioni ai fini della verifica dell’identità nome, attività, codice cliente, numero di partita IVA, se applicabile. Henry Schein prenderà prontamente in carico la richiesta entro 30 giorni dalla ricezione. Se, a prescindere dal motivo, i tempi dovessero essere più lunghi, l’interessato verrà contattato.
  • Diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo: è previsto il diritto di presentare un reclamo presso l’autorità di controllo competente nel luogo della residenza abituale dell’interessato, nel luogo di lavoro o presso il luogo della presunta violazione.

Trasferimenti internazionali di dati personali


Se l’interessato si trova al di fuori degli Stati Uniti e interagisce sul sito Web o ci fornisce i suoi dati personali, tali dati personali possono essere trasferiti negli Stati Uniti. Se l’interessato è domiciliato nello Spazio economico europeo o in Svizzera, si noti che gli Stati Uniti non figurano nell’elenco di paesi che la Commissione europea reputa adeguati ai fini della protezione dei dati personali. Ad ogni modo, garantiamo le salvaguardie appropriate per i dati trasferiti negli Stati Uniti in quanto il trasferimento è disciplinato dalle clausole contrattuali standard sottoscritte tra Henry Schein, Inc. e le sue controllate e affiliate in tutto il mondo.

Modifiche alla presente comunicazione


Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Informativa e le relative prassi commerciali in qualsiasi momento. Eventuali modifiche saranno debitamente comunicate.

Le modifiche alla presente Informativa saranno comunicate per e-mail. L’interessato avrà la possibilità di esprimere il proprio consenso sul trattamento dei dati per scopi diversi e nuovi; in ogni caso sarà informato in merito alla base giuridica del trattamento che esula dal consenso. La data riportata nella presente Informativa indica l’ultima data di revisione.

Informazioni di contatto


Henry Schein s’impegna ad applicare la presente Informativa e il principio di responsabilità. Pertanto, in caso di preoccupazioni o domande sulle modalità in cui vengono usati i dati personali, si prega di contattarci.

In caso di preoccupazioni o domande sulle modalità in cui vengono usati i dati personali, si prega di contattarci:

Dental Trey s.r.l.
Via Partisani, 3 47016
Fiumana - Predappio (FC)

Attn: Privacy o di chiamare Dental Trey s.r.l. : +39 0543 929111

È altresì possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati a: DPO@henryschein.it

Risponderemo tempestivamente e faremo il possibile per affrontare la tematica esposta.

 
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